در مواقع بحران و چالش چه کارهایی انجام دهیم؟

امروزه بیشتر سازمان‌ها و ارگان‌ها با نوعی بحران روبرو هستند؛ وضعیتی که بر اثر عوامل داخلی یا خارجی قابل توجه و یا چندین اتفاق و حادثه غیرمنتظره و گسترده ایجاد می‌شود. این بحران‌ها عملکرد عادی تجارت را مختل می‌کنند و امکان دارد که به اعتبار سازمان آسیب برسانند. بحران‌ها تبعیض قائل نمی‌شوند و اگر در موعد مقرر با این بحران‌ها مقابله نشود ممکن است فضای سازمان و شرکت را با مشکلاتی روبرو کند.

در بیش از ۲۵ سال فعالیت حرفه‌ای من، چنین بحران‌هایی را دیده‌ام وشرکت‌ها را به چهار گروه طبقه‌بندی کرده‌ام:

کسانی که در مواقع وقوع بحران، آن را تبدیل به یک مزیت قوی می‌کنند که باعث می‌شود از آن بحران با موفقیت و پیروزی گذر کنند و آسیب‌های قابل توجهی را متحمل نشوند.

کسانی که به هیچ وجه تغییر نمی‌کنند و بعد از بحران همچنان با بحران روبرو می‌شوند تا اینکه مبارزه با بحران بخشی از امور روزمره آنها می‌شود.

جذاب‌ترین و موفق‌ترین طبقه شرکت‌هایی هستند که نه تنها با بحران مبارزه کرده‌اند بلکه بسیار قوی ظاهر شده و به سازمان‌های موفق تبدیل شده‌اند. ممکن است همه شرکت‌ها با بحران‌هایی روبرو شوند اما شرکت‌های موفق قبل از بحران تلاش‌های ویژه‌ای انجام می‌دهند.

وقتی یک بحران رخ می‌دهد طبیعی است که بسیاری از تیم‌های مختلف از امور مالی، IT و حقوقی درگیر رفع بحران شوند. اگر هیچ رهبری را به عنوان جوابگوی بحران انتخاب نکرده باشند باید مدیر مجموعه پاسخگوی بحران باشد. انتخاب و ایجاد یک تیم مدیریتی قوی برای حل بحران بسیار امر مهمی است. سازمان‌ها و شرکت‌ها برای پاسخگویی بحران یک تیم مشخصی دارند که نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخص و واضحی دارند. چنین سازمان‌هایی برای تدوین برنامه‌های مدیریت بحران سرمایه گذاری می‌کنند و آنها را آزمایش و به روز می‌کنند. بعضی سازمان‌ها بحران‌ها را شبیه سازی می‌کنند و مسئولیت‌ها و برنامه‌ها را از همان طریق اجرا می‌کنند. یک برنامه مدیریت بحران خوب مبتنی بر این فرض است که بحران هرگز یک رویداد جداگانه نیست و بخشی از سازمان است. در واقع بحران از جنبه‌های مختلف بر شرکت تأثیر می‌گذارد و ذینفعان داخلی و خارجی بیشترین تأثیر را دارند. از طریق شبیه سازی، شکاف در سازمان آشکار می‌شود و راحت‌تر میتوان این شکاف را حل کرد. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که این شبیه سازی را از قبل یاد می‌گیرند در هنگام بروز بحران آمادگی بیشتری دارند و مطمئن‌تر عمل می‌کنند. پاسخ به بحران باید به موقع و معتبر باشد، باید سعی کنیم هنگام بحران حقایق دقیق و اطلاعات درست را جمع آوری کنیم. بحران‌ها در تمامی شرکت‌ها و سازمان‌ها ممکن است اتفاق بیفتد اما سازمان‌های بزرگتر در معرض خطر بیشتری هستند.

در نخستین بررسی جهانی بحران PWC بیش از ۲۰۰۰ شرکت و بیش از ۱۵۰ مدیر C-suite از شرکت‌های بزرگ با فهرست عمومی در هند و حتی شرکت‌های سهام خصوصی با بحران درگیر شدند. تقریباً تمام پاسخ دهندگان در هند (۹۷٪) پیش بینی می‌کردند که در آینده نزدیک دچار بحران شوند. ۸۰٪ گفتند که در ۵ سال گذشته حداقل یکبار با بحران روبرو بوده‌اند.

بر اساس یافته‌های نظرسنجی ۳۷ درصد شرکت‌های هند که قبل از بحران، زمان و بودجه‌ای برای مدیریت بحران اختصاص داده بودند ۵۰ درصد درآمدشان بازگشت و در نتیجه توانستند سریع رشد کنند. علاوه بر این ۸۷٪ از پاسخ دهندگان در هند نه تنها اهمیت جمع آوری حقایق را می‌شناسند بلکه فواید جمع آوری سریع واقعیت‌ها را به سرعت درک می‌کنند. شرکت‌هایی که بعد از اتمام بحران در شرایط خوب قرار گرفتند تحلیل درستی از پاسخگویی به بحران داشتند. تقریباً خیلی از شرکت‌ها (۹۸٪) به نتایج این بحران‌ها عمل کردند، یک سوم (۳۲٪) چند تغییر ایجاد کردند، یک چهارم (۲۵٪) چندین پروژه برای اتمام بحران تعریف کردند و سایر موارد (۱۶٪) اقدامات اساسی انجام داده‌اند.

اکثریت عظیمی از شرکت‌های هند که خود را به عنوان شرکت‌های موفق معرفی کردند تأیید کردند که در پاسخ به بحران به عنوان یک تیم موفق عمل کرده‌اند.

با نظارت مستمر افراد ذینفع بحران‌ها بطور فزاینده‌ای حل خواهد شد و کمتر جایی برای خطا وجود خواهد داشت. بنابراین سازمان‌ها و رهبران باید مسئولیت کارها را برعهده بگیرند و کار صحیح و درست را همان ابتدا انجام دهند.

منبع: Crisis resolution